Adatkezelési tájékoztató és süti tájékoztató

• Adatkezelő vagyunk üzleti partnereink adatai tekintetében: munkatársi fiókok, számlázási adatok, ügyfélszolgálati levelezés (2. pont).
• Adatfeldolgozó vagyunk az egyes partnervállalkozások megbízásából, amelyek a saját ügyfeleik adatainak adatkezelői: kapcsolattartói telefonszámok, hozzájárulási naplók és üzenetek (3. pont). Ezeket az adatokat kizárólag a vállalkozás írásos utasításai szerint, a Pilot ÁSZF adatfeldolgozási rendelkezései alapján kezeljük.

Adatvédelmi kérdésekben: privacy@zanwaza.com. A szolgáltató adatai az Impresszumban találhatók.

• Munkatársi fiókok: név, e-mail-cím, bejelentkezési adatok és vállalkozás-tagság, a Clerk bejelentkezési szolgáltatón keresztül. Cél: hozzáférés az irányítópulthoz. Jogalap: a vállalkozással kötött szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)) és a fiókok védelméhez fűződő jogos érdekünk (6. cikk (1) f)).
• Számlázási adatok: cégnév, cím, adószám / közösségi adószám, számlázási e-mail-cím, számlák, egyenleg-feltöltések és egyenlegmozgások. A kártyás fizetést a Stripe dolgozza fel; teljes kártyaszámot nem látunk és nem tárolunk. Jogalap: szerződés (6. cikk (1) b)) és jogi kötelezettség (6. cikk (1) c)) a magyar adó- és számviteli jogszabályok alapján.
• Ügyfélszolgálati levelek (support@zanwaza.com): a kérés megválaszolásához és nyomon követéséhez szükséges ideig. Jogalap: szerződés és jogos érdek.
• Technikai adatok: hibajelentések (Sentry, EU régió), amelyekből küldés előtt eltávolítjuk az IP-címeket, üzenetszövegeket, telefonszámokat, e-mail-címeket és kéréstartalmakat. Jogalap: a biztonságos, működő szolgáltatáshoz fűződő jogos érdek.

A fiókadatokat a vállalkozási fiók fennállásáig őrizzük. A számlákat és az egyenleg számviteli nyilvántartását a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a szerint 8 évig megőrizzük, majd töröljük.

A vállalkozás a Zanwazában kapcsolatokat importál vagy hoz létre, és üzeneteket küld nekik. Ezeknek az adatoknak a vállalkozás az adatkezelője, ő dönt a céljukról és módjukról. Ide tartoznak:

• a kapcsolatok telefonszáma és a vállalkozás által megadott név vagy címke;
• a hozzájárulási nyilvántartás: tranzakciós/marketing hozzájárulás, annak módja és időpontja, visszavonása (nem módosítható napló);
• az üzenetek tartalma, az egységes beérkező levelekbe érkező válaszok és a kézbesítési adatok (csatorna, állapot, időpontok, költségek).

Egyes vállalkozások (például klinikák) időpont-emlékeztetőket küldhetnek, amelyekből egészségügyi vonatkozású információ is kiderülhet. A megfelelő jogalapért (a GDPR 9. cikkét is beleértve) és az ügyfelei tájékoztatásáért a vállalkozás felel. Ha egy vállalkozástól a Zanwazán keresztül kapott üzenetet, jogai gyakorlásához kérjük, forduljon az adott vállalkozáshoz; mi segítünk neki a kérés teljesítésében.

Az üzenet kézbesítéséhez annak szövegét és a címzett számát át kell adnunk üzenetküldő szolgáltatónknak (Infobip), azon keresztül pedig a kézbesítést végző mobilhálózatnak vagy üzenetküldő alkalmazásnak (Viber, WhatsApp, RCS).

• Az üzeneteket tároláskor a vállalkozás saját kulcsával titkosítjuk. A kulcs a vállalkozás adminisztrátorának böngészőjében jön létre, és egy jelmondat, valamint egy egyszer megjelenő helyreállító kód védi. Szervereink csak a nyilvános kulcsot és a privát kulcs titkosított másolatait tárolják; a privát kulcsot, a jelmondatot és a helyreállító kódot soha nem kapják meg. A vállalkozás munkatársai a saját böngészőjükben feloldva olvassák az üzeneteket.
• Ha a vállalkozás a jelmondatot és a helyreállító kódot is elveszíti, az üzenetelőzmények véglegesen helyreállíthatatlanok – a Zanwaza számára is. Új kulcs létrehozható, de a régi kulccsal tárolt üzenetek olvashatatlanok maradnak.
• Mint minden webes titkosításnál, a védelem az erős jelmondaton és a szolgáltatás sértetlenségén múlik, és kézbesítés közben az üzeneteket a 3. pontban említett kézbesítő szolgáltatók olvasható formában kapják meg. Ezért ezt a vállalkozás saját kulcsával történő tárolási titkosításnak nevezzük, nem pedig annak garanciájának, hogy egy üzenetet soha senki nem olvashat el.
• Minden kapcsolat TLS-titkosítású. Az egyes vállalkozások adatai szigorúan elkülönülnek, minden adatbázis-lekérdezés az adott vállalkozásra korlátozódik.

• Az üzeneteket (tartalom és kézbesítési adatok) alapértelmezés szerint 90 nap után automatikusan töröljük. A vállalkozás a Adatkezelés oldalon 7 nap és 2 év közötti időszakot választhat (7, 30, 90, 180, 365 vagy 730 nap). A törlés minden éjjel lefut.
• A kapcsolatokat és hozzájárulási nyilvántartásukat addig őrizzük, amíg a vállalkozás nem törli őket. Ha a vállalkozás töröl egy kapcsolatot (törléshez való jog), a kapcsolat, az üzenetei és a hozzájárulási előzményei azonnal törlődnek; csak annyit rögzítünk, hogy törlés történt, név és telefonszám nélkül.
• Ha a vállalkozás törli a fiókját, a hozzáférés azonnal megszűnik, és minden kapcsolat-, üzenet- és hozzájárulási adat perceken belül törlődik. Csak a számlákat és az egyenleg számviteli nyilvántartását őrizzük meg a magyar adó- és számviteli jogszabályok szerint 8 évig, majd ezeket is töröljük.

• A tranzakciós és a marketingüzenetek szigorúan elkülönülnek. Marketingüzenet csak igazolt, rögzített hozzájárulással rendelkező kapcsolatnak küldhető; minden hozzájárulás-változás nem módosítható auditnaplóba kerül.
• Önkiszolgáló leiratkozás a címzetteknek: a STOP válasz visszavonja a marketing hozzájárulást; a CSAK SMS vagy ONLY SMS válasz kikapcsolja a Vibert, a WhatsAppot és az RCS-t az adott számra, így csak SMS-t kap. SMS-ben akkor lehet válaszolni, ha a vállalkozás válaszfogadásra alkalmas telefonszámról küld.

Az alábbi szolgáltatókat vesszük igénybe, mindegyikkel adatfeldolgozási szerződés alapján:

Az EGT-n kívüli adattovábbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszeren (EU DPF) és/vagy az Európai Bizottság általános szerződési feltételein (SCC) alapul. A Zanwaza csapatnak küldött üzemeltetési riasztások (ntfy vagy Slack) soha nem tartalmaznak üzenetszöveget vagy telefonszámot. Új alvállalkozó bevonása vagy csere előtt értesítjük partnereinket.

A Zanwaza kizárólag feltétlenül szükséges sütiket használ, ezért nincs szükség hozzájárulást kérő sávra:

• Hitelesítési sütik, amelyeket a Clerk állít be a munkatársak bejelentkezésekor a munkamenet védelméhez.
• Nyelvi beállítás (NEXT_LOCALE, egy év), amely a nyelvválasztóban kiválasztott nyelvet jegyzi meg.

Ha egy munkatárs bejelöli a „Maradjon feloldva ezen az eszközön” lehetőséget, a vállalkozás üzenetkulcsa (nem exportálható formában) a böngésző tárhelyén marad, amíg valaki nem zárolja. Nem használunk reklám- vagy harmadik féltől származó követő sütiket, sem analitikai követőkódot.

Önt megilleti a hozzáférés, a helyesbítés, a törlés, az adatkezelés korlátozása, a tiltakozás, az adathordozhatóság joga, valamint hozzájárulását bármikor visszavonhatja. Kérését a privacy@zanwaza.com címre küldheti; egy hónapon belül válaszolunk. A vállalkozások végügyfelei először az adott vállalkozáshoz forduljanak (3. pont).

Panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., naih.hu), vagy bírósághoz fordulhat.

A tájékoztatót a szolgáltatás változásakor és a nyilvános indulás előtt frissítjük. A lényeges változásokról partnereinket e-mailben értesítjük.